Een groothandel die zijn distributeurs zelf laat bestellen
Bestellingen kwamen per mail binnen en elke marge werd met de hand nagerekend. Nu loggen distributeurs zelf in.
Een vergelijkbaar probleem? →Het probleem
De voorraad, de inkooporders en de afrekening met distributeurs liepen door elkaar heen. Elke distributeur had zijn eigen afspraak over marge, en die marge moest bij elke bestelling opnieuw met de hand worden nagerekend.
Bestellingen kwamen per mail binnen.
Wat er gebouwd is
Een voorraad- en verkoopsysteem met een eigen portaal voor distributeurs. Zij loggen in, zien hun eigen voorraad en prijzen, plaatsen bestellingen en zien wat ze verdiend hebben.
Aan de beheerkant zitten producten, leveranciers, inkooporders, verzending, facturen en een marge-instelling per distributeur — een percentage over inkoop of over verkoop, wat voor die relatie ook is afgesproken. Er is een koppeling waarmee externe webshops de actuele voorraad kunnen ophalen en bestellingen kunnen terugsturen.
Niet elke klant bestelt via het portaal. Belt iemand een bestelling door, dan voert de groothandel die in één scherm in — en is het een nieuwe klant, dan wordt die in hetzelfde scherm aangemaakt, met een waarschuwing als hij er onder hetzelfde e-mailadres of KvK-nummer al in staat. Vanaf dat moment loopt de order precies als een portaalbestelling.
In het magazijn werkt een telefoon met een bluetooth-scanner als kassa voor de voorraad: scannen is inboeken of uitboeken, een piep betekent geboekt. Een order verzamelen gaat met een checklist waarop elk artikel dat in de doos gaat wordt afgevinkt door het te scannen; een verkeerd artikel geeft meteen een rode melding.
Komt er een doos binnen met een barcode die het systeem nog niet kent, dan koppel je die ter plekke door drie keer te tikken — categorie, product, maat — zonder ook maar iets te typen. De telefoon kan alleen voorraad boeken; orders, klanten en prijzen ziet hij niet.
Wat het opleverde
Elke bestelling — portaal of telefoon — loopt door dezelfde route, de marge wordt niet meer met de hand berekend, distributeurs zien hun eigen cijfers zonder te bellen, en de voorraad wordt geteld waar hij ligt in plaats van achteraf overgetypt.
Beeld bij deze case
